Einstellungen

Fahrerverwaltung

Fahrer bearbeiten

Öffnen Sie die Einstellungen durch einen Klick auf das Zahnrad-Symbol oben rechts in der Menüleiste.
Klicken Sie auf Fahrerverwaltung.
Klicken Sie auf das Stift-Symbol links neben dem gewünschten Fahrer.
Optional: Wählen Sie eine Fahrergruppe aus.
Optional: Wählen Sie einen Spesentarif aus.
Geben Sie unter dem Abschnitt Zusatzdaten die Personal-Nummer des Fahrers ein.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Fahrer deaktivieren

Öffnen Sie die Einstellungen durch einen Klick auf das Zahnrad-Symbol oben rechts in der Menüleiste.
Klicken Sie auf Fahrerverwaltung.
Klicken Sie auf das Stift-Symbol links neben dem gewünschten Fahrer.
Klicken Sie unter Spesen-/Lohnberechnung auf Für Spesen-/Lohnberechnung deaktivieren.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Fahrergruppen

Die Funktion Fahrergruppen ermöglicht Ihnen eine Gruppierung Ihrer Fahrer in selbst definierte Gruppen.

Öffnen Sie die Einstellungen durch einen Klick auf das Zahnrad-Symbol oben rechts in der Menüleiste.
Klicken Sie auf Fahrergruppen.
Klicken Sie auf Fahrergruppen hinzufügen
Definieren Sie einen Namen für die Fahrergruppe.
Wählen Sie einen oder mehrere Fahrer aus.
Klicken Sie auf den Pfeil >.
Klicken Sie auf Fahrergruppe anlegen.

Spesentarife

Hier sind bereits Standard-Spesentarife hinterlegt. Wenn Sie einen eigenen Spesentarif verwenden, können Sie diesen hier anlegen.

Eine Fahrergruppe pro Spesentarif

Erstellen Sie pro Fahrergruppe einen eigenen Spesentarif.

Spesentarif erstellen

Öffnen Sie die Einstellungen durch einen Klick auf das Zahnrad-Symbol oben rechts in der Menüleiste.
Klicken Sie auf Spesentarife.
Klicken Sie auf Spesentarife hinzufügen.
Wählen Sie Neuer Tarif mit neuen Daten aus.
Klicken Sie auf Weiter.
Wählen Sie als Tarifart Spesentarif aus.
Wählen Sie ein Land aus.
Wählen Sie ein Datum aus.
Klicken Sie auf Weiter.
Klicken Sie auf Tarif erstellen.

Es öffnet sich das Fenster Spesentarif bearbeiten.

Tarifstaffel hinzufügen

Klicken Sie auf Tarifstaffel hinzufügen.
Definieren Sie eine Bezeichnung.
Definieren Sie jeweils die Stunden im Format hh:mm.
Optional: Entfernen Sie die Haken vor den Tagen, an denen diese Tarifstaffel nicht gelten soll
Klicken Sie auf Staffel hinzufügen.

Tarifwerte hinzufügen

Klicken Sie auf Tarifwerte hinzufügen.
Wählen Sie ein Land aus.

Auswahl der Länder

Wenn Sie alle sonstigen Länder auswählen, werden alle Länder berücksichtigt, für die kein eigener Tarifwert erstellt wurde.

Definieren Sie den Satz pro angezeigter Tarifstaffel
Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Fahrer zuweisen

Wählen Sie unter Tarif-zu-Fahrer-Zuordnung einen oder mehrere Fahrer aus.
Klicken Sie auf den Pfeil >.
Alternativ: Es können auch direkt alle Fahrer aus einer Fahrergruppe dem Tarif zugeordnet werden. Klicken Sie dazu auf die gewünschte Fahrergruppe

Eine Fahrergruppe pro Spesentarif

Einem Spesentarif kann immer nur eine Fahrergruppe zugewiesen werden.

Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Points of Interest

Mit POIs (Points of Interest) können Sie Orte für Standort-abhängige Berechnungen definieren, wie beispielsweise den Betriebshof oder Ladestellen. Sie haben die Möglichkeit, die erstellten POIs in selbst definierte Gruppen einzuteilen.

POI erstellen

Öffnen Sie die Einstellungen durch einen Klick auf das Zahnrad-Symbol oben rechts in der Menüleiste.
Klicken Sie auf POIs.
Klicken Sie auf Neuer POI.
Definieren Sie einen Namen.
Wählen Sie unter Standort die gewünschte Option aus:
-Option 1: Statistisch = Die Aufenthaltszeit des Fahrers innerhalb des POI wird registriert. Eine Ausgabe erfolgt in einem kundenindividuellen Bericht.
-Option 2: Unterbricht Spesen = Die Aufenthaltszeit des Fahrers innerhalb des POI reduziert die Abwesenheit des Fahrers. Hier können Sie eine minimale Aufenthaltsdauer für diesen POI festlegen, ab der die Spesenzahlung unterbrochen wird.
Klicken Sie auf **Ermitteln **.
Geben Sie einen Suchbegriff oder eine Adresse ein und klicken Sie auf Suchen.
Wählen Sie den passenden Ort aus.
Definieren Sie den gewünschten Radius.
Optional: Wählen Sie das Land aus, in dem sich der POI befindet.
Optional: Geben Sie eine Beschreibung ein.
Optional: Wählen Sie eine POI Gruppe aus und klicken Sie auf den Pfeil >
Optional: Wählen Sie einen oder mehrere Fahrer aus und klicken Sie auf den Pfeil >
Optional: Klicken Sie auf den Pfeil v neben Zuordnung über Fahrergruppen und klicken Sie auf die gewünschte Fahrergruppe.
Klicken Sie auf Speichern.

POI Gruppe erstellen

Öffnen Sie die Einstellungen durch einen Klick auf das Zahnrad-Symbol oben rechts in der Menüleiste.
Klicken Sie auf POIs.
Klicken Sie auf Gruppen bearbeiten.
Klicken Sie auf Neue Gruppe erstellen.
Definieren Sie einen Gruppennamen.
Optional: Wählen Sie einen POI aus und klicken Sie auf den Pfeil >
Klicken Sie auf Speichern.

Sonstige Einstellungen

Hier können Sie individuelle Einstellungen zu dem Modul Spesen/Lohn vornehmen.

Einstellung	Beschreibung
Standardverfahren für die Ermittlung von Abwesenheiten	Hier können Sie festlegen, wie die Abwesenheitszeiten berechnet werden: Gesetzl. LStRi. Schicht (Beginn) Schicht (Ende)
Mandanten- oder Firma-Nr. für Datenexport	Dieser Wert wird für die Export-Datei in das Lohnprogramm verwendet. Geben Sie hier eine Mandanten- bzw. Firmennummer ein.
Bankdaten für SEPA-Export	Diese Daten werden für die Erstellung der SEPA-Datei verwendet. Geben Sie hier die Bankdaten Ihres Unternehmens ein.
Daten gelöschter oder deaktivierter Fahrer anzeigen	Hier können Sie einstellen, welche Daten angezeigt werden sollen. Option 1: nur aktive Fahrer Option 2: alle (inkl. deaktivierte und gelöschte) Fahrer
Berechtigungssteuerung über Fahrergruppen	Diese Einstellung kann nicht bearbeitet werden. Wenden Sie sich dazu bitte an den SPEDION Support.
Kommentar-Vorlagetexte für Einzelzeiten	Hier können Sie Textvorlagen eingeben, die Sie bei der Datenbearbeitung für Kommentare zu einzelnen Zeiteinträgen wiederverwenden können. Geben Sie dazu die Texte in das Feld ein. Verwenden Sie für jeden Eintrag eine neue Zeile.
Übernachtungspauschalen verwenden	Hier können Sie auswählen, ob Sie Übernachtungspauschalen verwenden möchten.
Ressourcenplaner	Hier können Sie auswählen, wie die importierten Datensätze zugeordnet werden sollen: Über die Fahrernummer Über die Personalnummer
Email-Versand zulassen	Hier können Sie auswählen, ob Sie den Versand von Berichten per E-Mail verwenden möchten.
Abrechnung erlauben	Hier können Sie auswählen, ob Sie die Abrechnung von unbearbeiteten Daten eines Fahrers zulassen möchten. Im Standard kann ein Fahrer erst abgerechnet werden, wenn alle Zeiten in der Bearbeitungsansicht als erledigt markiert wurden.

Benutzerverwaltung

Hier können Sie Benutzer anlegen, verwalten und deaktivieren.

Benutzer anlegen

Öffnen Sie die Einstellungen durch einen Klick auf das Zahnrad-Symbol oben rechts in der Menüleiste.
Klicken Sie auf Benutzerverwaltung.
Klicken Sie auf Benutzer hinzufügen.
Definieren Sie einen Benutzernamen.
Geben Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers ein.
Optional: Geben Sie weitere Informationen wie Abteilung/Bereich oder Telefonnummer etc. ein.
Klicken Sie auf Nächster Schritt.
Wählen Sie die gewünschten Berechtigungen aus.
Klicken Sie auf den Pfeil >
Klicken Sie auf Nächster Schritt.
Klicken Sie auf Benutzer erstellen.

An die eingetragene E-Mail-Adresse wird eine Einladung versendet.

Der eingeladene Benutzer legt über den Link in dieser E-Mail sein Passwort selbst fest.

Benutzer bearbeiten

Öffnen Sie die Einstellungen durch einen Klick auf das Zahnrad-Symbol oben rechts in der Menüleiste.
Klicken Sie auf Benutzerverwaltung.
Klicken Sie auf das Stift-Symbol links neben dem gewünschten Fahrer.
Führen Sie die gewünschten Änderungen durch.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Fahrer deaktivieren

Öffnen Sie die Einstellungen durch einen Klick auf das Zahnrad-Symbol oben rechts in der Menüleiste.
Klicken Sie auf Benutzerverwaltung.
Klicken Sie auf das Stift-Symbol links neben dem gewünschten Fahrer.
Klicken Sie Benutzer deaktivieren.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.