Einstellungen

Sprachauswahl

Die Sprache ist für TOM individuell einzustellen und kann sich von der in SPEDIONline definierten Sprache unterscheiden. Sie können aus folgenden Sprachen wählen:

Deutsch
Englisch
Spanisch

Klicken Sie auf das Zahnrad Symbol oben rechts.
Es öffnet sich ein Dropdown-Menü.
Wählen Sie die gewünschte Sprache aus.

Benutzereinstellungen

Benutzereinstellungen werden nur für Ihr Benutzerkonto gespeichert.

Klicken Sie auf das Zahnrad Symbol oben rechts.
Es öffnet sich ein Dropdown-Menü.
Klicken Sie auf Einstellungen.

Auftragseinstellungen

Hier können Sie für unterschiedliche Auftragsbedingungen Profile anlegen.

Name	Funktion
Neuer Auftrag -> erster Stopp -> Datum	Hier wird das Datum des ersten Stopps eingetragen, indem die Differenz zwischen dem heutigem Tag und dem Anfangstag eingetragen wird. Beispiel: Heute ist der 01.10. und der Auftrag ist am 04.10. Nun wird die Differenz zwischen 4 und 1 berechnet: 4-1=3. Dieses Ergebnis wird in das Feld eingetragen.
Neuer Auftrag -> erster Stopp -> Zeitpunkt	Hier wird die genaue Uhrzeit des ersten Stopps eingetragen. Entweder als feste Uhrzeit, oder als der jetzige Zeitpunkt + x Stunden
Ladezeitfenster	Das Ladezeitfenster definiert das Standard Zeitfenster zwischen Start- und Endzeit an einer Beladestelle. Es können maximal 24 Stunden (=1440 Minuten) eingetragen werden. Wenn Sie einem Auftrag einen neuen Stopp hinzufügen, wird automatisch aus Startzeit und Ladezeitfenster die Endzeit ermittelt. Sie können die Endzeit nachträglich anpassen.
Zeit zwischen 2 Stopps	Hier wird das Standard-Zeitfenster zwischen zwei Beladevorgängen bzw. Aktionen in Stunden eingetragen.. Es können maximal 72 Stunden eingetragen werden.
Frachtreferenz kopieren	Falls der Schieberegler aktiv ist, werden Frachtreferenzen beim Anlegen neuer Stopps mit Fracht kopiert.
Standard MA für Auftragsfilter	Der gewählte Mitarbeiter wird standardmäßig im Auftragsfilter verwendet.

Toureinstellungen

Hier kann mit einem Haken gekennzeichnet werden welche Funktionen für die Tour gewünscht sind.

Globale Einstellungen

Globale Einstellungen werden für alle Benutzer Ihres Unternehmens gespeichert.

Klicken Sie auf das Zahnrad Symbol oben rechts.
Es öffnet sich ein Dropdown-Menü.
Klicken Sie auf Einstellungen.

Allgemein

Appseitige Frachtänderungen

Hier können Sie auswählen, wie Sie appseitige Frachtänderungen handhaben möchten. Klicken Sie dazu auf den Kreis vor der gewünschten Option.

Nummernkreise

Hier können Sie die Nummernkreise definieren, die in TOM verwendet werden sollen. Dies ist beispielsweise wichtig für die korrekte Erstellung von Rechnungen.
Sie können die Nummernkreise folgender Elemente definieren:

Auftrag
Tour
Kontakt
Rechnung
Gutschrift
Gutschriftsanforderung

Nummernkreis definieren

Klicken Sie in das Feld, welches Sie anpassen möchten.
Geben Sie den gewünschten Wert an.
In der Spalte Vorschau können Sie sehen, wie der Zahlenkreis aussehen würde.
Klicken Sie auf den Haken am Ende der Zeile, um die Änderung zu speichern.

Nummernkreis Felder

Name	Beschreibung
Nummernkreis	Hier ist das Element genannt, für welches der Nummernkreis definiert wird.
Präfix	Hier können Sie ein Präfix definieren.
Trenner	Hier können Sie ein oder mehrere Trennzeichen definieren.
Führende Nullen	Hier können Sie die Anzahl der Nullen angeben, die vor dem Zählerstand angezeigt werden soll. Die Summe der Stellen von Zählerstand und Führende Nullen ergibt die Stellenanzahl der Rechnungsnummer. Beispiel Sie möchten, dass Ihre Rechnungsnummern mindestens 5-stellig sind und sehen, dass in der Spalte Zählerstand aktuell der Wert 9 angezeigt wird. Lösung: Geben Sie in die Spalte Führende Nullen den Wert 0000 ein. 4-stellig (Führende Nullen) + 1-stellig (Zählerstand) = 5-stellig Die nächste erstellte Rechnung hat die Rechnungsnummer 00010. Springt der Zählerstand von 9 auf 10, reduziert sich der Wert der Führende Nullen automatisch auf 000. Sie müssen keine Anpassungen vornehmen.
Zählerstand	Hier wird Ihnen der aktuelle Zählerstand angezeigt. Ist beispielsweise bei Rechnungen der angezeigte Zählerstand 3, erhält die als nächste erstellte Rechnung die Zahl 4. Sie können den Zählerstand auch selbst definieren.
Vorschau	Hier wird Ihnen eine Vorschau des Nummernkreises angezeigt. Hinweis! Es wird immer der aktuelle Zählerstand in der Vorschau angezeigt. Wird beispielsweise in der Vorschau der Rechnung die Zahl 3 angezeigt, enthält die nächste erstellte Rechnung die Zahl 4.

Firmenprofil

Hier können Sie Ihr Firmenprofil erstellen. Die Angaben werden für die Erstellung von Rechnungen verwendet.

Firmenprofil anlegen

Geben Sie den Firmennamen an.
Optional: Geben Sie weitere Informationen, wie beispielsweise USt-IdNr. und Bankdaten, an.
Optional: Geben Sie einen Kommentar an. Der Kommentar dient nur für interne Notizen und wird nicht weiterverarbeitet.
Wenn Sie keine weiteren Anpassungen des Firmenprofils vornehmen möchten, klicken Sie auf Speichern.

Adresse anlegen

Klicken Sie auf Neue Adresse Anlegen, um eine oder mehrere Adressen anzugeben.
Es öffnet sich die Kartensuche.
Geben Sie in das Feld Kartensuche den Firmennamen, die Adresse oder Teile davon ein.
Drücken Sie die Enter-Taste um die Eingabe zu bestätigen.
Es wird nach einer passenden Adresse gesucht und Vorschläge werden angezeigt.

4. Im Punkt Ort auswählen sehen Sie den ersten Vorschlag zu Ihrer Sucheingabe. Über das Dropdown-Menü können Sie weitere Suchergebnisse einsehen und auswählen. Außerdem können Sie die angezeigte Stecknadel per Drag and Drop an einer anderen Stelle platzieren.
5. Prüfen Sie unter Adresse überprüfen die Angaben zur Adressen. Sie können die Adresse bei Bedarf anpassen.
6. Klicken Sie auf Hinzufügen.
Die Adresse wird nun im Adressenfeld angezeigt.
7. Optional: Wählen Sie die Option Bevorzugte Rechnungsadresse um diese Adresse für Rechnungen zu verwenden.
8. Wenn Sie keine weiteren Anpassungen des Firmenprofils vornehmen möchten, klicken Sie auf Speichern.

Ansprechpartner hinzufügen

Klicken Sie in der Zeile Ansprechpartner auf das Plus Symbol.
Es öffnet sich ein neues Feld.
Geben Sie Daten zum Ansprechpartner ein.
Wenn Sie keine weiteren Anpassungen des Firmenprofils vornehmen möchten, klicken Sie auf Speichern.

UST. Profile

Hier können Sie verschiedene Umsatzsteuersätze hinterlegen, aus denen Sie bei der Auftragserstellung auswählen können.

UST. Profil anlegen

Klicken Sie auf das Plus Symbol.
Es öffnet sich eine leere Anlagemaske.
Wählen Sie einen Profilnamen.
Optional: Verfassen Sie einen Kommentar.
Wählen Sie einen Steuersatz.
Optional: Sie können das Profil als Standard setzen. Dieses Profil wird dann standardmäßig ausgewählt.
Klicken Sie auf Speichern.

Profil löschen

Klicken Sie bei dem zu löschenden Profil auf das Mülleimer-Symbol.

Fahrzeugprofile

Hier können Sie Fahrzeugprofile für Touren anpassen. Fahrzeugprofile beeinflussen berechnete Fahrzeiten und mögliche Routen. Außerdem kann ein Basispreis pro Kilometer hinterlegt werden.

Fahrzeugprofil bearbeiten

Es sind vier Fahrzeugprofile vordefiniert:

Heavy Truck, 18-40 t, > 3 Axles → Fahrzeugtyp: TruckHeavy
Medium Truck 12-18 t → Fahrzeugtyp: TruckMedium
Light Truck 7,5-11,99 t → Fahrzeugtyp: TruckLight
Car → Fahrzeugtyp: Car

Festgelegter Fahrzeugtyp

Die vier Fahrzeugprofile können von Ihnen, bis auf den Fahrzeugtyp, angepasst werden.
Der Fahrzeugtyp beeinflusst die berechneten Fahrzeiten und mögliche Routen

Fahrzeugprofil bearbeiten

Wählen Sie in dem Dropdown-Menü eines der vier Fahrzeugprofile aus. Achten Sie auf den festgelegten Fahrzeugtyp.
Hinterlegen Sie einen Basispreis für jedes Fahrzeugprofil. Dieser wird standardmäßig für Preiskalkulationen nach Distanz verwendet. Er kann in jedem Auftrag manuell überschrieben werden.
Wählen Sie den Emissionstyp des fahrzeugs aus.
Wählen Sie die CO2 Klasse des Fahrzeugs aus.
Wählen Sie, ob Routen und Karten zuerst nach diesem Profil geladen werden sollen.
Klicken Sie auf Speichern.

Fahrzeugprofile anlegen/löschen

Zum jetzigen Zeitpunkt können Fahrzeugprofile noch nicht neu angelegt oder gelöscht werden. Bitte passen Sie die vier vorhandenen Fahrzeugprofile nach Ihren Wünschen an.

Rechnungsbedingungen

Hier können Sie für unterschiedliche Rechnungsbedingungen Profile anlegen.

Rechnungsbedingung anlegen

Klicken Sie auf das Plus Symbol.
Es öffnet sich eine leere Anlagemaske.
Wählen Sie einen Profilnamen.
Optional: Geben Sie eine Beschreibung ein.
Optional: Geben Sie Spezielle Vereinbarungen, Vertragsbedingungen und/oder Firmeninformationen an.
Geben Sie ein Zahlungsziel an.
Optional: Fügen Sie beispielsweise Ihr Firmenlogo für die Rechnung ein.
Optional: Wählen Sie Standard, wenn Sie möchten, dass in Rechnungen zuerst dieses Profil angezeigt wird.
Klicken Sie auf Speichern.

Profil löschen

Klicken Sie bei dem zu löschenden Profil auf das Mülleimer-Symbol.

Auftragsbedingungen

Hier können Sie für unterschiedliche Auftragsbedingungen Profile anlegen.

Auftragsbedingung anlegen

Klicken Sie auf das Plus Symbol.
Es öffnet sich eine leere Anlagemaske.
Wählen Sie einen Profilnamen.
Optional: Geben Sie eine Beschreibung ein.
Optional: Geben Sie Spezielle Vereinbarungen, Vertragsbedingungen und/oder Firmeninformationen an.
Optional: Sie können das Profil als Standard setzen. Dieses Profil wird dann standardmäßig ausgewählt.
Klicken Sie auf Speichern.

Profil löschen

Klicken Sie bei dem zu löschenden Profil auf das Mülleimer-Symbol.

Einladungen

Hier können Sie erhaltene Tokeneinladungen annehmen.

Einladung annehmen

Klicken Sie auf Einladungen.
Es öffnet sich ein kleines Fenster.
Geben Sie das Token aus ihrer Einladungsemail ein.
Klicken Sie auf den nun orangenen Pfeil (Einladungsdetails).