Aufträge

Im Bereich Aufträge können Sie Aufträge erstellen, bearbeiten und suchen. Außerdem können Sie hier bereits erstellte Aufträge zu einer Tour kombinieren.

Übersicht

Neuen Auftrag anlegen

1. Klicken Sie auf das Plus Symbol.
   Alternativ: Klicken Sie SHIFT + S.
   Es öffnet sich die Ansicht Neuer Auftrag.
   

Allgemeine Angaben

Hier wird die aus den Nummernkreisen generierte interne Auftragsnummer angezeigt.

1. Geben Sie die dem Auftrag zugeordnete Externe Autragsreferenz ein.
2. Unter Mitarbeiter wählen geben Sie den Mitarbeiter an, der den Auftrag erstellt hat bzw. für die weitere Bearbeitung verantwortlich ist.

Stopps

Der Auftrag besteht aus mehreren Stopps, die von Ihnen definiert werden.

Stopp anlegen

1. Geben Sie an, welche Aktion an diesem Stopp ausgeführt wird (Aufgabe, Beladen oder Entladen).
2. Optional: Geben Sie eine Stopp Referenz an, die in der App angezeigt wird. Dies kann beispielsweise die Kundennummer bei einer Waschanlage sein.
3. Geben Sie in das Feld Adresse suchen Teile einer bereits im Adressbuch hinterlegten Adresse ein. Es werden gefunden Ergebnisse aufgelistet. Wählen Sie eines der Ergebnisse aus.
4. Optional: Falls Sie die gewünschte Adresse nicht gefunden haben, klicken Sie auf das Symbol (4) rechts in der Zeile. Hier bekommen Sie alle bereits angelegten Kunden und die hinterlegten Adressen aufgelistet. Mit dem Plus Symbol können Sie einen neuen Kunden anlegen.
5. Definieren Sie Zeiten für Beginn und Ende der Aktion an diesem Stopp.
6. Optional: Geben Sie einen Kommentar zum Stopp ein, der in der App für diesen Stopp angezeigt wird.
7. Wenn Sie keine weiteren Anpassungen vornehmen möchten, klicken Sie auf Speichern.

Fracht hinzufügen

1. Klicken Sie auf das Plus Symbol.
   Es öffnet sich eine neue Ansicht.
   

Weitere Stopps hinzufügen

Sie können weitere Stopps über zwei Schaltflächen hinzufügen:

1. Stopp mit Ladung hinzufügen (9): Wählen Sie diese Option, wenn Sie die Ladung aus dem vorherigen Stopp im neu erstellten Stopp angezeigt haben möchten. Sie können nachträglich noch Ladung ergänzen.
2. Stopp ohne Ladung hinzufügen(10): Wählen Sie diese Option, wenn Sie keine oder eine andere Ladung für den Stopp vorgesehen haben. Sie können nachträglich noch Ladung ergänzen.
3. Wenn Sie keine weiteren Anpassungen vornehmen möchten, klicken Sie auf Speichern.

Strecke und Maut berechnen

1. Klicken Sie auf Strecke und Maut berechnen (11).
2. Ihnen werden auf der rechten Seite die berechnete Strecke und Maut angezeigt.
   
3. Wenn Sie keine weiteren Anpassungen vornehmen möchten, klicken Sie auf Speichern.

Rechnungsdaten

Hier können Sie die Daten für die Rechnung angeben.

Abrechnung pauschal

1. Geben Sie in das Feld Adresse suchen Teile einer bereits im Adressbuch hinterlegten Adresse ein. Es werden gefunden Ergebnisse aufgelistet. Wählen Sie eines der Ergebnisse aus.
2. Klicken Sie auf das Stift Symbol um die Rechnung zu bearbeiten.
   Es öffnet sich eine neue Ansicht.
   
3. Wählen Sie Abrechnung pauschal bei Art der Abrechnung aus.
4. Geben Sie den Umsatzsteuersatz und den Netto Endpreis an.
5. Optional: Sie können die zuvor angegebene Adresse bearbeiten

Abrechnung nach Distzanz

1. Geben Sie in das Feld Adresse suchen Teile einer bereits im Adressbuch hinterlegten Adresse ein. Es werden gefunden Ergebnisse aufgelistet. Wählen Sie eines der Ergebnisse aus.
2. Klicken Sie auf das Stift Symbol um die Rechnung zu bearbeiten.
   Es öffnet sich eine neue Ansicht.
   
3. Wählen Sie Abrechnung nach Distzanz bei Art der Abrechnung aus.
4. Kontrollieren Sie die Werte für Distanz und Basispreis, welche durch das Fahrzeugprofil ermittelt werden. Die Werte können von Ihnen angepasst werden. Wenn Sie bearbeitete Werte auf die des Fahrzeugprofils zurücksetzen möchten, klicken Sie auf das Zurück Symbol vor dem entsprechenden Wert.
5. Geben Sie den Umsatzsteuersatz an.
6. Optional: Geben Sie einen Zuschlag an.
7. Optional: Aktivieren Sie den Umschaltknopf neben Preis zzgl. Maut, wenn Sie die Maut in die Rechnung aufnehmen möchten.
8. Optional: Sie können die zuvor angegebene Adresse bearbeiten.

Kommentare und Anhänge

1. Optional: Im Feld Anweisungen des Auftragsgebers, werden je nach Übermittlungsart des Auftrags bereits Anweisungen angezeigt oder Sie können die Anweisungen selbst einfügen.
2. Optional: Schreiben Sie in das Feld Kommentar Disponent einen Kommentar zu dem Auftrag, der in der App für jeden Stopp des Auftrags angezeigt wird.
3. Optional: Fügen Sie dem Auftrag einen oder mehrere Anhänge hinzu. Die möglichen Dateiformate werden ihnen aufgelistet. Um einen Anhang hochzuladen, klicken Sie auf Datei hochladen.

Auftrag suchen

1. Geben Sie einen Suchbegriff ein und/oder wählen Sie Filteroptionen aus.
2. Klicken Sie auf das Lupen Symbol.
   Alternativ: Klicken Sie Enter.
   Es werden die Suchergebnisse aufgelistet.
3. Optional: Um den Filter zurückzusetzen, klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Filter Symbol.

Aufträge als CSV exportieren

Sie können Aufträge als CSV exportieren.

1. Klicken Sie auf das Wolken Symbol mit Pfeil. (CSV Export)
   Es öffnet sich ein neues Fenster.
   
2. Geben Sie einen Suchbegriff ein und/oder wählen Sie Filteroptionen aus.
3. Klicken Sie Enter.
   Es werden die Suchergebnisse aufgelistet.
4. Optional: Um den Filter zurückzusetzen, klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Filter Symbol.
5. Wählen Sie die Aufträge aus, die Sie exportieren möchten.
6. Wählen Sie in der Spaltenauswahl die Spalten aus, die Sie in der CSV-Datei haben möchten.
   Alternativ: Klicken Sie auf das Mülleimer Symbol bei Vorschau der Daten um Spalten für den Export zu entfernen.
7. Klicken Sie auf Datei herunterladen.

Touren und Rechnungen anlegen

Sie können direkt im Bereich Aufträge Touren und Rechnungen anlegen.

1. Setzen Sie einen Haken vor den gewünschten Aufträgen. (1)
   Es öffnet sich rechts eine Ansicht mit den gewählten Aufträgen.
2. Wählen Sie, ob Sie aus den ausgewählten Aufträgen eine Tour (2) oder eine Rechnung (3) erstellen möchten.
   Es öffnet sich eine neue Ansicht für die gewählte Option.

Weitere Informationen zur Erstellung von Touren finden Sie hier.
Weitere Informationen zur Erstellung von Rechnungen finden Sie hier.

Auftragsübersicht

Übersicht öffnen

1. Klicken Sie in der Übersicht in die Zeile des gewünschten Auftrags.

Es öffnet sich die Auftragsübersicht.

Übersicht schließen

1. Klicken Sie auf das Kreuz Symbol.

Auftrag bearbeiten

1. Klicken Sie auf das Stift Symbol (Auftrag bearbeiten).
   Es öffnet sich die Bearbeitungsmaske für den Auftrag.
2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen
3. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu speichern.

Auftrag kopieren

Um mehrere ähnliche Auftrage zu erstellen, können Sie eine Kopie eines bereits angelegten Aufträgs erstellen.

1. Klicken Sie auf das Dokument Symbol (Kopie als neuen Auftrag).
   Es öffnet sich ein kleines Fenster.
   
2. Geben Sie ein Startdatum für den kopierten Auftrag ein.
   Alternativ: Wählen Sie das Datum, indem Sie das Kalendersymbol anklicken.
3. Klicken Sie Weiter.
   Es öffnet sich die Ansicht Neuer Auftrag mit den Angaben des kopierten Auftrags.
4. Nehmen Sie die gewünschten Anpassungen vor.
5. Klicken Sie auf Speichern

Auftrag archivieren

1. Klicken Sie auf das Ordner mit Pfeil Symbol (Auftrag archivieren).
   Der Auftrag wird nun ausgeblendet.

Archivierte Aufträge anzeigen

1. Geben Sie als Status Archiviert an.
2. Klicken Sie auf das Lupen Symbol.
   Es werden Ihnen alle archivierten Aufträge angezeigt.

Auftrag entarchivieren

1. Klicken Sie bei einem archivierten Auftrag auf den Ordner mit dem Pfeil Symbol nach oben (Auftrag entarchivieren).

Um zu den archivierten Aufträgen zu kommen folgen Sie den Anweisungen von Archivierte Aufträge anzeigen.

Auftrag teilen

1. Klicken Sie auf das Teilen Symbol (Auftrag teilen).
   Es öffnet sich eine neue Ansicht.
   
2. Geben Sie in das Feld Adresse suchen Teile einer bereits im Adressbuch hinterlegten Adresse ein. Es werden gefunden Ergebnisse aufgelistet. Wählen Sie eines der Ergebnisse aus.
   Die Ansicht erweitert sich.

3. Optional: Nach Eingabe der Adresse können Sie sich eine Vorschau der erstellten PDF anzeigen lassen. Klicken Sie dazu auf Vorschau erzeugen und wählen Sie anschließend Herunterladen oder Öffnen, um die Vorschau anzusehen.
4. Passen Sie wenn nötig die E-mail Adresse an.
5. Klicken Sie auf PDF senden.
   Den Status der Einladung können Sie unter Auftragsausgang einsehen.
   
   Mehr über den Auftragsausgang finden Sie hier.

Auftrag löschen

Sie können bereits erstellte Aufträge löschen.

1. Klicken Sie auf das Mülleimer Symbol (Auftrag löschen).
2. Bestätigen Sie, dass Sie den Auftrag wirklich löschen möchten.

Preise/ Frachzahler bearbeiten

1. Klicken Sie auf das Euro Symbol.
   Es öffnet sich das Fenster Aktualisiere Auftrag.
   
   Folgen Sie nun den Anweisungen bei Rechnungsdaten.